اسأل محاسب يعني إيه إقفال شهري، هيرد عليك بكلام عن قيود واستحقاقات. دي النسخة المكتوبة لصاحب الشركة: الإقفال هو اللحظة اللي أرقام الشهر اللي فات بتبطّل تتحرك فيها.
قبل اللحظة دي، كل رقم مؤقت. فيه فاتورة لسه متسجلتش، وتحصيل لسه متطابقش، وفاتورة مورد نايمة في درج. وبعدها، الشهر خلص، واللي بيقوله تقدر تعتمد عليه.
إيه اللي بيتطابق
المطابقة معناها إنك تقارن اللي دفاترك بتقوله بحاجة من برّه دفاترك، وتفسّر كل فرق. والإقفال بيعمل ده في أربع أماكن:
- البنك: الرصيد اللي في الدفاتر قصاد كشف حساب البنك، حركة حركة
- العملاء: اللي ليك عند العملاء حسب دفاترك، فاتورة فاتورة، وهل كل مبلغ لسه ينفع يتحصّل
- الموردين: اللي عليك للموردين، متراجع على كشوف حساباتهم هما، مش على تسجيلاتك إنت بس
- المخزون: الكمية والقيمة اللي في السجلات قصاد اللي موجود فعلًا على الرفوف
كل واحدة من دول مكان الدفاتر والواقع بيبعدوا فيه عن بعض من غير ما حد يكون غلط في حاجة. مصاريف بنكية محدش سجّلها. تحصيل من عميل اتسجّل على حساب غلط. بضاعة اتستلمت وفاتورتها لسه مجتش. والمطابقة ببساطة هي الروتين اللي بيمسك الفرق وهو لسه عمره شهر وسهل يتفسّر.
يعني إيه الشهر «اتقفل»
بعد ما المطابقات تخلص والتسويات تتسجل، الفترة بتتقفل. محدش بيدخّل فيها حاجة بعد كده. لو فاتورة بتاعة مارس ظهرت في مايو، بتتسجل في مايو ومعاها ملاحظة، ومارس بيفضل زي ما اتقدّم. الكلام ده شكله جامد، وهو مقصود يبقى كده. الرقم اللي لسه ممكن يتغير بعد ما قريته مش رقم تقدر تاخد عليه قرار.
«اتقفل» معناها إن الأرقام بطّلت تتحرك. وكل حاجة صاحب الشركة بياخدها من الإقفال جاية من النقطة دي.
بيدّي صاحب الشركة إيه
الفايدة المباشرة هي التوقيت. لما يبقى فيه إقفال شغال، بتقرا الشهر اللي فات في تاني أسبوع من الشهر ده، ولسه فيه وقت تعمل حاجة: تتابع عميل سكت، تسأل عن مصروف نطّ فجأة، تأجّل شرا عشان السيولة أضيق من اللي كنت حاسس بيه. ومن غيره، نفس المعلومة بتوصلك مع حسابات آخر السنة، بتفسّر السنة ومبتغيّرش فيها حاجة.
وفيه فايدة تانية سهل متاخدش بالك منها. اتناشر شهر مقفولين بيخلّوا آخر السنة شغل تجميع، مش شغل حفر. ولما بنك أو مستثمر يطلب أرقام، بتسلّمه حاجة موجودة أصلًا.
شكل إقفال واقعي، من فوق
التفاصيل بتختلف من شركة للتانية، بس الهيكل نادرًا ما بيتغير:
ليه بيتأخر
الإقفال نادرًا ما بيقع عشان المحاسبة صعبة. بيقع لأسباب عادية:
- المستندات بتوصل متأخر من الفروع أو من بتوع المبيعات
- الميعاد مالوش صاحب، فبيتحرك
- مطابقة البنك اتسابت شهرين وبقت شغلانة محدش عايز يقرّب منها
- صاحب الشركة عمره ما بيسأل على التقرير، فإصداره مابقاش مستعجل
وآخر سبب هو الأهم. الإقفال بيعيش في الشركات اللي فيها حد فوق مستني الأرقام في يوم ثابت، وبياخد باله لما متجيش. ولو إنت صاحب الشركة، فالحد ده هو إنت. مش لازم تفهم كل قيد. المطلوب إنك تطلب التقرير في نفس اليوم كل شهر، وتقراه، وتسأل عنه سؤال واحد.