كل شركة عندها مخزون عارفة اللحظة دي: الجرد خلص، الأرقام دخلت السيستم، والفرق أكبر من إن حد يقدر يفسّره. ورد الفعل المعتاد إننا نسوّي الدفاتر على الجرد ونكمّل. ده بيصلّح الرقم يوم واحد، والسبب بيفضل زي ما هو.
فرق المخزون مش مشكلة واحدة. هو مجموع مشاكل صغيرة، وكل واحدة ليها حلها. ودي الأماكن اللي بنبص فيها الأول.
حركات مابتوصلش للسيستم
البضاعة بتخرج من المخزن عشان عيّنة، أو بدل تالف، أو فرع خلص عنده صنف، أو حتى لمطبخ المكتب. كل حركة فيهم صغيرة ومنطقية، ومفيش ولا واحدة بتتسجّل. وعلى مدار الشهر بيتجمّعوا في فرق محدش يقدر يتتبّعه، لأن مفيش مستند أصلًا نتتبّعه.
الحل قاعدة مش برنامج: مفيش حاجة تخرج من غير مستند، مهما كانت صغيرة. تحويل، أو استهلاك داخلي، أو إذن هالك. أول ما كل خروج يبقى ليه ورقة، الجرد يبطّل يبقى مفاجأة.
وحدات مش متفقة
المشتريات بتشتري بالكرتونة، والمخزن بيعد بالقطعة، والمبيعات بتبيع بالعلبة. ولو التحويل بين الوحدات دي غلط على السيستم — أو مش موجود والناس بتحوّل في دماغها — كل عملية بتزوّد غلطة صغيرة في نفس الاتجاه.
جرد في يوم مش مناسب
الجرد اللي بيتعمل والبضاعة لسه بتستلم وبتتشحن هو جرد لهدف بيتحرك. وقّف الحركة وقت الجرد، أو اعمل الجرد بالمكان بترتيب ثابت وسجّل اللي اتحرك وإنت بتعد.
- كل خروج من المخزن ليه مستند.
- وحدات القياس وتحويلاتها متظبطة مرة واحدة على السيستم.
- الجرد بيتعمل والحركة واقفة، أو بتتسجّل أثناء العد.
- الفروق بتتفسّر قبل ما تتسوّى.
تسوية الدفاتر على الجرد آخر خطوة، مش أولها. اعرف السبب الأول — وإلا نفس الفرق هيرجع الشهر الجاي.