الإكسل هو الأداة الصح لشركة لسه في أولها. مبيكلّفش حاجة، وكل الناس عارفة تشتغل عليه، وبيتشكّل على أي حاجة محتاجها الأسبوع ده. ومفيش في المقال ده أي كلام ضده.
المشكلة إن الإكسل عمره ما هيقولك إنك كبرت عليه. الملف هيفضل يفتح عادي، والشغل اللي حواليه هو اللي بيتقل في الهدوء. دي الخمس علامات اللي إحنا بندوّر عليها، ومفيش واحدة فيهم محتاجة محاسب عشان تشوفها.
علامات في الملفات نفسها
أول علامة: نسختين من نفس الملف. المبيعات عندها كشف عملاء، والحسابات عندها كشف تاني، والاتنين مختلفين على مين عليه كام. وبعدين حد بيقعد نص يوم يشوف أنهي واحد فيهم الصح، وغالبًا الإجابة: ولا واحد. لما الملف لازم يتبعت بالإيميل عشان يتحدّث، النسخ المتكررة مش غلطة حد — دي طريقة الشغل نفسها.
تاني علامة: الشخص الوحيد اللي فاهم الملف. كل شركة شغالة على الإكسل عندها واحد كده: المعادلات بتاعته، والأعمدة المخفية بتاعته، ومحدش غيره بيتجرأ يلمس خانة. والدنيا ماشية لحد ما ياخد إجازة في وقت الإقفال، أو يقدّم استقالته. ساعتها الشركة بتكتشف إن جزء من نظامها المحاسبي كان بني آدم.
علامات في الأرقام
تالت علامة: إقفال شهري بياخد أسبوعين. لو أرقام مارس بتوصلك في نص أبريل، فمعظم الوقت ده مراحش في المحاسبة. راح في تجميع الملفات، وإعادة كتابتها في مكان واحد، والجري ورا الفروقات. والرقم اللي بييجي متأخر كده بيسجّل اللي حصل وخلاص — قديم على إنه يساعدك في قرار.
رابع علامة: رصيد مخزون محدش مصدّقه. الشيت بيقول أربعين قطعة، والرف عليه واحد وتلاتين، وأمين المخزن اتعلّم إنه يروح يبص بنفسه قبل ما يوعد أي عميل بحاجة. أول ما الناس تبقى بتمشي للرف بدل ما تفتح الملف، الملف مابقاش نظام. إنت بتدفع تمن الجرد مرتين، ومصدّقه مرة واحدة.
العلامة اللي بتيجي من برّه
خامس علامة: سؤال مش عارف تجاوب عليه بسرعة. البنك يطلب أعمار مديونيات العملاء. مورد عايز يطابق رصيده معاك. شريك بيسأل أنهي فرع بيكسب فعلًا. ولا سؤال فيهم مبالغ فيه، وكل واحد فيهم بيتحوّل لأيام شغل. الوقت اللي بياخده سؤال بسيط عشان يتجاوب مقياس عادل: دفاترك لسه بتخدمك ولا لأ.
علامة واحدة لوحدها مجرد وجع دماغ. تلاتة مع بعض معناهم إن الشركة ماشية من الذاكرة، والإكسل مجرد ورق بيتملي.
تبدأ بإيه — ومش بشراء برنامج
الخطوة المغرية إنك تنزل تدوّر على ERP. إحنا رأينا تستنى شوية. البرنامج اللي بيتشترى قبل ما حد يكتب الشركة بتشتغل إزاي، غالبًا بيتظبط على تخمينات، وبعدها الفريق بيرجع للإكسل في الهدوء. ابدأ بالورقة والقلم. لكل عملية مهمة — البيع، الشراء، استلام البضاعة، التحصيل، سداد الموردين — اكتب:
- مين بيعملها، ومين بيغطي مكانه لما يغيب
- أنهي مستند بيبدأها: طلب، إذن تسليم، فاتورة
- بتتسجل في أنهي ملف، ومين تاني عنده نسخة منه
- مين بيراجعها، وإمتى
- بتبوظ فين في أغلب الوقت
الموضوع ده ياخد كام قعدة، مش مشروع. وبيجيب حقه مهما كان قرارك بعد كده، لأن جزء من اللي هيطلع منه بيتصلّح من غير أي برنامج خالص: موافقة ناقصة، كشف مكرر، خطوة مالهاش صاحب.
وبعدين خليك صريح في حجم الحل
بعد ما العمليات تتكتب، السؤال الحقيقي بيبان: الشركة دي محتاجة ERP كامل، ولا أداة مركّزة؟ لو كذا قسم لازم يشتغلوا من نفس البيانات — مبيعات ومخزون ومشتريات وحسابات معتمدين على بعض — يبقى الـ ERP الكامل هو الإجابة الصريحة، ومعاه مشروع تركيب. ولو الشركة شغلها نوع واحد والوجع في مكان واحد، فتطبيق مركّز على الشغلانة دي ممكن يكون كل اللي محتاجاه. الاتنين نتيجة كويسة. النتيجة الوحشة إنك تشتري الحل الكبير لمشكلة صغيرة، أو ترقّع مشكلة كبيرة بشيت إكسل كمان.