معظم النصايح اللي بتتقال للشركات الصغيرة عن البرامج بتبقى عارفة الإجابة قبل ما تسمع السؤال. اللي بيبيع ERP بيرشّح ERP. واللي بيبيع تطبيق بيرشّح تطبيق. نقطة البداية الأنفع هي الشركة نفسها: حجمها قد إيه، وشغلها معقّد قد إيه.
موقفنا بسيط. التكنولوجيا الصح هي اللي مناسبة لحجم الشغل ودرجة تعقيده. ساعات ده بيبقى ERP كامل. وساعات بيبقى تطبيق مركّز بيعمل شغلانة واحدة. دول منتجين مختلفين لاحتياجات مختلفة، ومفيش واحد فيهم نسخة أصغر أو أكبر من التاني.
كل واحد فيهم إيه
نظام الـ ERP الكامل، زي أودو، نظام واحد كل الأقسام شغالة عليه. البيعة بتنقّص المخزون، والمخزون بيحرّك أمر شراء، والشراء بيبقى التزام لمورد، وكل ده بينزل في الحسابات من غير ما حد يعيد كتابته. الربط ده هو الفكرة كلها. وهو كمان السبب إن الـ ERP بييجي كمشروع: العمليات بتترسم، والنظام بيتظبط وكتير بيتخصص، والبيانات بتتنقل، والناس بتتدرب.
التطبيق المركّز معمول لنشاط واحد ونوع واحد من الشغل: كاشير محل مثلًا، أو صالة مطعم، أو مواعيد عيادة. وهو مفترض الطريقة اللي النشاط ده بيشتغل بيها في العادي، فمفيش كتير يتظبط. بتشترك شهريًا، تجهّزه، وتبدأ تشتغل. مبيحاولش يدير الشركة كلها، وده قرار في التصميم مش نقص فيه.
أربع أسئلة بتحسمها
- كام قسم لازم يشتغلوا من نفس البيانات؟ لو المبيعات والمخزون والمشتريات والحسابات معتمدين على أرقام بعض كل يوم، فدي منطقة الـ ERP. ولو عملية واحدة هي اللي شايلة الشركة، فتطبيق مركّز ممكن يكفّيها.
- كام واحد بيشتغل على النظام؟ كام شخص في مكان واحد يقدروا يشتغلوا على أداة بسيطة. لكن عشرات المستخدمين بأدوار وموافقات وصلاحيات مختلفة محتاجين الهيكل اللي الـ ERP بيوفّره.
- طريقة شغلك هي المعتادة في نشاطك؟ لو بتشتغل زي ما معظم اللي في مجالك بيشتغلوا، فالبرنامج المعمول للنشاط ده هيناسبك من الأول. ولو ميزتك إنك بتعمل الحاجة بطريقة مختلفة، هتحتاج نظام يتخصص حواليك.
- عندك استعداد لمشروع تركيب؟ الـ ERP بيطلب وقت من أحسن ناسك، وقرارات منك، وصبر على تنضيف البيانات. دي تكلفة حقيقية، ومن حقك تقرر إن الشركة لسه مش جاهزة تدفعها.
شركتين افتراضيتين
تخيّل محل ملابس واحد، فيه صاحبه وكام موظف. شغله بيع على الكاشير وتزويد الرفوف، وماشي زي ما محلات الملابس ماشية عمومًا. التطبيق المركّز مناسب ليه، ومشروع ERP هياخد منه انتباه أكتر من اللي يقدر يستغنى عنه.
ودلوقتي تخيّل شركة بتستورد بضاعة، وبتخزّنها في مخزنين، وبتبيع من فروعها ولتجار جملة، وعايزة تعرف هامش الربح لكل خط منتجات. أربع أقسام محتاجين مجموعة أرقام واحدة. شوية أدوات منفصلة هترجّع صاحب الشركة يربط بينهم بإيده، وده بالظبط اللي الـ ERP الكامل موجود عشان يمنعه.
اختار البرنامج على مقاس الشركة اللي بتديرها دلوقتي، وعينك بصراحة على السنين القليلة الجاية — مش على الشركة اللي متخيّلها بعد سنين طويلة.
إمتى الإجابة بتتغير
الشركات بتكبر، والإجابة الصح ممكن تتغير معاها. والإشارات هي نفس الأسئلة لما تتسأل تاني: قسم تاني أو تالت بقى محتاج البيانات، أو عدد المستخدمين زاد، أو الطريقة المعتادة مابقتش مناسبة. والانتقال من أداة مركّزة لـ ERP ساعتها مش معناه إن الاختيار الأول كان غلط. معناه إنه عمل شغله في المرحلة اللي اتاخد عشانها. المهم إن بياناتك تقدر تطلع معاك لما الوقت ييجي، فاسأل على النقطة دي قبل ما تشترك في أي حاجة.
وللشفافية: كودي ماستر بتركّب أودو، وكمان بنبني تطبيقاتنا المركّزة باسم تطبيقات كودي. بنقول ده عشان تبقى عارف إحنا واقفين فين، ولأن شغلنا في الاتنين ميسيبلناش سبب نزقّك ناحية الاختيار الغلط.